Fehlzeitengespräche erfolgreich einführen – Leitfaden für Führungskräfte

Fehlzeiten bei Mitarbeitenden sind teuer und nehmen zu. Um dem entgegenzuwirken, sind Fehlzeitengespräche ein wertvolles Instrument, das - richtig geführt -, sowohl das Betriebsklima als auch die Gesundheit im Team verbessern kann. Dabei geht es nicht um Vorwürfe, sondern um eine wertschätzende Unterstützung, um Fehlzeiten zu reduzieren und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern.

Warum sind Fehlzeitengespräche so wichtig? Sie helfen, die Ursachen für Abwesenheiten zu verstehen – seien es gesundheitliche Probleme, Überlastung oder private Gründe. Mit Feingefühl und Empathie können gemeinsam Lösungen erarbeitet werden, die sowohl den Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen zugutekommen. Richtig geführt, stärken diese Gespräche die Mitarbeiterbindung und sorgen für motivierte, gesunde Teams. Daher lohnt es sich auch, in die Schulung und Unterstützung von Führungskräften zu investieren, damit diese solche Gespräche erfolgreich umsetzen können.

 Was können Fehlzeitengespräche bewirken? Hier ein Überblick:

• Fehlzeitengespräche dienen der Analyse und gemeinsamen Lösungsfindung.
• Ziel ist Unterstützung, keine Bestrafung – wertschätzend und lösungsorientiert führen.
• Datenbasierte Vorbereitung hilft, Muster zu erkennen und passende Maßnahmen zu entwickeln.
• Strukturierte Gesprächsführung mit offenen Fragen erhöht die Akzeptanz.
• Transparenz und Fairness schaffen Vertrauen.
• Langfristige Maßnahmen, inklusive Prävention, sind essenziell.

Konkrete Tipps für Fehlzeitengespräche:

• Laden Sie Mitarbeitende zu einem persönlichen, ungestörten Gespräch ein, das mindestens 30 Minuten dauert.
• Bereiten Sie sich gut vor, kennen Sie die Hintergründe und schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre.
• Starten Sie offen, zeigen Sie Wertschätzung und erklären Sie den Zweck des Gesprächs.
• Hören Sie aktiv zu, gehen Sie den Ursachen sensibel auf den Grund und vermeiden Sie Fragen nach Diagnosen oder privaten Details. Gute Fragen beziehen sich auf Punkte wie die Arbeitsbelastung, Organisation und Gesundheit.
• Entwickeln Sie gemeinsam konkrete Maßnahmen und fassen Sie diese schriftlich zusammen.
• Bleiben Sie im Kontakt und vereinbaren Sie Folgetermine, um den Erfolg zu sichern.

Wie unterscheidet sich ein Fehlzeitengespräch von einem Krankenrückkehrgespräch? Während Fehlzeitengespräche häufig bei kurzen oder wiederholten Fehlzeiten geführt werden, sind Krankenrückkehrgespräche nach längerer Abwesenheit sinnvoll, um die Rückkehr ins Team zu erleichtern und mögliche Ursachen zu klären.

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